Surat tunjuk sebab merupakan dokumen rasmi yang memberikan penjelasan mengenai masalah disiplin, seperti lewat atau tidak hadir ke tempat kerja, yang diberikan oleh seseorang pekerja kepada majikan mereka.
Surat ini menjadi hitam putih di antara majikan dan pekerja, di mana jika terdapat sebarang masalah disiplin atau masalah lain pada masa akan datang, yang melibatkan majikan dan pekerja tersebut ia boleh menjadi rujukan kepada kedua-dua belah pihak.
Format Penulisan Surat Tunjuk Sebab
Format penulisan bagi surat jenis ini adalah dalam bentuk rasmi. Hal ini demikian kerana, surat ini melibatkan dua pihak iaitu pihak atasan dan pihak bawahan, dan jika berlaku sesuatu, surat ini boleh menjadi bukti kepada kedua-dua belah pihak tersebut.
Oleh itu perkara seperti alamat anda, alamat pejabat (penerima), nama penerima (majikan anda), tarikh, tajuk (Cth: PER: SURAT TUNJUK SEBAB KETIDAKHADIRAN PADA [TARIKH]) dan tandatangan anda adalah perkara wajib yang perlu ada dalam surat tersebut.
Selain itu anda juga perlu memastikan perkara di bawah turut tersedia dalam surat tersebut:
- Perenggan Pengenalan
- Perkenalkan Diri Anda Secara Ringkas
- Tujuan Penulisan Surat
- Tarikh Berlakunya Perkara tersebut
- Perenggan Kedua
- Menjelaskan Sebab
- Perenggan Akhir
- Permohonan Maaf
- Nyatakan dokumen iringan yang diselitkan (jika ada)
Dengan adanya perkara-perkara ini surat tidak hadir tersebut akan menjadi lengkap, memudahkan pemahaman kedua-dua belah pihak yang terlibat.
Contoh surat tunjuk sebab boleh dilihat di bawah:
Surat Tunjuk Sebab Tidak Hadir
Aiman Afif B. Kamal
No 70, Jalan Subang Jaya 1,
Taman Paras Jaya,
43650 Bandar Baru Bangi Selangor.
Pn. Halimah Bt Saad
Pengarah Bahagian Pemasaran,
Jabatan Penerbitan Umum,
43650 Bandar Baru Bangi, Selangor. 23 May 2022
Tuan / Puan
PER: SURAT TUNJUK SEBAB KETIDAKHADIRAN PADA 21 MAY 2023
Merujuk kepada perkara di atas, dimaklumkan bahawa saya [NAMA ANDA] tidak hadir ke pejabat pada 21 May 2023.
2. Ketidakhadiran ke tempat kerja ini adalah disebabkan keadaan anak saya yang tidak berapa sihat sejak beberapa hari lepas, di mana anak saya mengalami demam panas menyebabkan saya terpaksa mengambil cuti untukmenghantarnya ke klinik.
3. Saya memohon maaf atas kesalahan yang dilakukan dan berjanji tidak akan mengulangi perkara ini lagi, dan jika ia berlaku sekali lagi saya akan mengumumkan kepada pihak puan secepat mungkin
Kerjasama daripada pihak Tuan / Puan didahului dengan ucapan terima kasih.
Yang benar,
________________
Contoh 2
Surat Lewat Hadir Ke Tempat Kerja
Selain tidak hadir ke tempat kerja, anda juga perlu menulis surat tunjuk sebab apabila anda terlewat ke tempat kerja.
Contoh surat tunjuk sebab hadir lewat ke tempat kerja boleh dilihat di bawah:
Baca juga: