Surat kiriman rasmi ialah surat formal yang dibuat khusus bagi tujuan dan perhubungan yang rasmi.
Ini kerana, surat kiriman rasmi ditulis berpandukan kepada format yang tertentu, penggunaan bahasa yang formal, dan panggilan yang rasmi.
Antara contoh penggunaan surat kiriman rasmi adalah untuk membuat aduan/bantahan/cadangan, membuat rayuan, memohon peruntukan/derma, permohonan pekerjaan, membuat jemputan rasmi, surat menempah barangan atau tempat, dan lain-lain lagi yang melibatkan tujuan rasmi.
Baca juga: Download 100+ contoh resume terkini 2020
Selain itu, surat rasmi juga adalah medium perhubungan yang penting di antara agensi Kerajaan dengan agensi Kerajaan yang lain.
Lazimnya, surat kiriman rasmi dalam agensi Kerajaan dihantar untuk menyampai atau mendapatkan maklumat, arahan, tindakan dan keputusan.
Seiring dengan perkembangan teknologi maklumat, surat kiriman rasmi kini boleh dihantar melalui emel dengan segera selain melalui pos, penghantaran tangan mahupun faks.
Format Penulisan Surat Kiriman Rasmi
Penulisan surat kiriman rasmi tertakluk kepada format penulisan yang berikut:
- Nama dan Alamat Pengirim
Nama dan alamat pengirim mestilah diletakkan di bahagian paling kiri atas.
Pemulaan nama dan alamat pengirim tersebut perlu ditulis dalam huruf besar.
Pada penghujung setiap baris mestilah diletakkan tanda koma dan pada paling akhir alamat hendaklah diletakkan tanda noktah.
Di dalam alamat tersebut mestilah mengandungi nombor premis/rumah, nombor jalan (jika ada), nama lokaliti, poskod, bandar, dan negeri.
Contohnya:
Razif Bin Ahmad
No 159, Jalan Intan Duyong 4,
Taman Intan Duyong,
71050 Port Dickson,
Negeri Sembilan.
Kemudian selang satu baris, dan satu garisan panjang melintang diletakkan sehingga hujung bagi membezakan alamat pengirim dan penerima.
Bagi jabatan rasmi Kerajaan pula, lazimnya alamat tersebut diletakkan di kepala surat yang dipanggil sebagai Letter Head.
Letter Head adalah pengenalan kepada Kementerian/Jabatan/Agensi dan mengandungi alamat lengkap untuk memudahkan urusan surat menyurat. - Nama, Jawatan, dan Alamat Penerima
Nama, jawatan dan alamat penerima mestilah diletakkan selang satu baris daripada garisan melintang tersebut.
Seperti nama dan alamat pengirim, nama, jawatan, dan alamat penerima juga mestilah ditulis dalam huruf besar ada pemulaanya.
Setiap baris juga mestilah diletakkan tanda koma dan tanda noktah diletakkan paling akhir alamat pengirim iaitu selepas nama negeri.
Seperti dalam alamat pengirim, alamat penerima mestilah mengandungi nama premis, nombor jalan (jika ada), nama lokaliti, poskod, bandar, dan nama negeri.
Contoh:
Komandan,
Institut Latihan dan Kefahaman Islam (ILMI),
Angkatan Tentera Malaysia,
71050 Port Dickson,
Negeri Sembilan Darul Khusus. - Tarikh:
Tarikh perlu ditulis selari dengan nama negeri pada bahagian alamat penerima di bahagian paling kanan surat.
Tarikh mestilah ditulis dengan menulis nombor haribulan, nama bulan (yang ditulis penuh) dengan kesemua huruf adalah huruf besar dan nombor tahun.
Contoh:
1 JUN 2020 - Gelaran
Selang sebaris daripada alamat penerima adalah dikhaskan untuk gelaran.
Penulis perlu mengenalpasti gelaran yang sesuai untuk diletakkan di dalam surat kiriman rasmi tersebut.
Sebagai contoh, gelaran Yang Berhormat (YB) bagi wakil rakyat manakala individu yang pernah menerima Darjah Kebesaran daripada Persekutuan mahupun negeri, gelaran Dato’ Seri, Dato’ atau Datin Seri atau Datin digunakan.
Jika penulis sukar untuk mengenal pasti gelaran yang sesuai, mereka boleh menggunakan gelaran umum iaitu Tuan/Puan.
Penulisan gelaran di dalam surat kiriman rasmi tersebut mestilah disertai dengan tanda koma pada hujung gelaran tersebut. - Perkara
Perkara perlulah ditulis selang sebaris daripada gelaran yang disebutkan tadi.
Perkara adalah maksud umum tujuan surat kiriman rasmi ini diberikan.
Pada kebiasaannya, perkara tidak ditulis terlalu panjang dan tidak terlalu pendek.
Perkara di dalam surat kiriman rasmi mestilah digariskan. Ini bagi membezakan perkara dan isi kandungan surat tersebut.
Contoh:
Permohonan Sewaan Dewan ILMI Bagi Tujuan Perkahwinan - Kandungan Surat
Kandungan surat perlulah menceritakan niat atau tujuan surat kiriman rasmi tersebut dihantar.
Surat kiriman rasmi tersebut mestilah tidak terlalu panjang atau meleret dan mempunyai beberapa perenggan.
Penomboran perenggan perlu dimulakan pada perenggan kedua dan seterusnya.
Pada kebiasaannya, kandungan surat kiriman rasmi akan diakhiri dengan ucapan sekian dan terima kasih.
7. Tandangan, Nama dan Jawatan Pengirim
Di akhir surat kiriman rasmi ini, pengirim perlu menurunkan tandatangan di bahagian kiri surat.
Tandatangan itu mestilah diikuti dengan memberitahu nama penuh pengirim dalam huruf besar kesemuanya.
Selepas nama penuh ditulis, pengirim perlu menulis nama jawatan pengirim (jika ada) pada baris seterusnya.
Contoh Surat Kiriman Rasmi
Berikut merupakan contoh surat kiriman rasmi bagi panduan mereka yang ingin menulis surat dalam format ini.
