Minit Mesyuarat: Format Penulisan dan Contoh-contohnya

Minit mesyuarat ialah catatan mengenai setiap butiran yang telah dibincangkan atau dipersetujui di dalam mesyuarat.

Tujuan minit ini ditulis adalah untuk memastikan setiap perkara yang dibincangkan dan dipersetujui diambil tindakan selain menjadi dokumen rujukan rasmi setiap mesyuarat.

Berikut akan kami kongsikan kepada anda format penulisan dan contoh-contoh penulisan minit yang baik, yang boleh anda jadikan rujukan sewaktu melakukan penulisan minit anda nanti.

Apa itu Minit Mesyuarat?

Jadi sebelum kami terangkan tentang bagaimana cara yang betul untuk menulis Minit, kami akan terangkan kepada anda terlebih dahulu tentang apa itu Minit Mesyuarat dan kepentingannya.

Minit mesyuarat ialah nota yang diambil untuk merekodkan perbincangan bermakna, keputusan dan pengambilan penting daripada sesuatu mesyuarat ianya bagi memudahkan staf dan kakitangan syarikat untuk menyemak semula agenda atau tindakan yang perlu dilakukan.

Berikut merupakan antara kepentingan membuat minit mesyuarat:

• Sebagai pendokumentasian maklumat
• Meningkatkan pemahaman staf tentang apa yang sedang/bakal berlangsung
• Memudahkan semakan laporan prestasi dan kemajuan projek
• Merekodkan kekuatan dan kelemahan projek

Komponen Penting

Minit mesyuarat perlulah merekodkan beberapa penting sewaktu mesyuarat dijalankan iaitu:

1.  Aluan Pengerusi2.
2. Pengesahan Minit dan Pindaan3.
3. Perkara-Perkara Berbangkit4.
4. Pembentangan Kertas Kerja atau Mengemukakan Laporan5.
5. Hal-Hal Lain6.
6. Penangguhan

Format Penulisan

Penulisan Minit Mesyuarat yang baik perlu mengikut struktur penulisan di bawah:

1. MAKLUMAT MESYUARAT
   • Nama dan bilangan mesyuarat, tarikh, masa dan tempat.
2. SENARAI KEHADIRAN
   • Ditulis mengikut kekananan.
   • Didahului oleh jawatan pegawai.
   • Diikuti nama penuh pegawai.
   • Bezakan HADIR, TIDAK HADIR, TURUT HADIR, dan URUS SETIA.
3. PERUTUSAN PENGERUSI
   • Mengandungi catatan tentang perkara penting yang telah dibangkitkan oleh pengerusi mesyuarat. Biasanya terdiri daripada:
     1. Kata Alu-Aluan
     2. Ucapan Tahniah/ Takziah
     3. Berita Semasa
     4. Makluman lain
     5. Ulasan ahli mesyuarat (beserta tindakan)
4. PENGESAHAN MINIT
   • Mengesahkan minit mesyuarat lepas.
   • Boleh diabaikan sekiranya ‘one-off meeting’.
5. HAL-HAL BERBANGKIT
   • Kandungan utama minit.
   • Mengikut turutan agenda secara penulisan (walaupun bukan secara lisannya).
6. PEMBENTANGAN KERTAS CADANGAN/KERJA UNTUK KEPUTUSAN
   • Bagi mesyuarat tertentu sahaja.
   • Maklumat yang perlu direkodkan:
     1. tajuk kertas kerja
     2. pihak yang menyediakan kertas kerja
     3. tujuan utama kertas kerja disediakan
     4. isu-isu penting yang dibangkitkan dalam kertas kerja
     5. pandangan/komen ahli mesyuarat berkaitan dengan isu-isu yang dibangkitkan dalam kertas kerja
     6. keputusan mesyuarat tentang isu yang dibangkitkan serta tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya
7. PEMBENTANGAN KERTAS MAKLUMAN
   • Bagi mesyuarat tertentu sahaja.
   • Maklumat yang perlu direkodkan:
     1. tajuk kertas makluman
     2. pihak yang menyediakan kertas makluman
8. HAL-HAL LAIN
   • Bahagian ini merekodkan perkara di luar agenda mesyuarat.
   • Catatkan tindakan sekiranya perlu
9. PENUTUP
   • Ruang ini merekodkan perkara yang berikut:
     1. Masa mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan.
     2. Catatan tentang tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan.

Sumber: Majlis Agama Islam Negeri Pulau Pinang

Contoh Minit Mesyuarat

Berikut merupakan contoh minit yang boleh anda jadi rujukan sewaktu melakukan penulisan minit nanti:

Jika anda inginkan panduan penulisan yang lebih terperinci anda boleh membeli buku Panduan Mudah Menulis Minit & Maklum Balas Mesyuarat ini sebagai rujukan anda nanti